Để có thể giao tiếp tốt trong các mối quan hệ xã hội cũng như trong các mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng, chúng ta cần biết đối tượng giao tiếp của mình là ai, cách thức tiếp nhận thông tin như thế nào để lựa chọn cách thức giao tiếp, ứng xử đạt hiệu quả cao nhất.

Con người có nhiều cách tiếp nhận và xử lý thông tin khác nhau. Chính vì vậy cũng có những cách giao tiếp khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp người giao tiếp với mình họ tiếp nhận và xử lý thông tin theo cách nào. Thông thường có 3 cách chính trong tiếp nhận thông tin, đó là: Tiếp nhận thông tin bằng hình ảnh (Visual), bằng âm thanh (Auditory) và bằng vận động (Kinesthetic). Ba từ tiếng Anh này được viết tắt là V-A-K.

Thực tế cho thấy có người tiếp nhận thông tin hiệu quả bằng cách nhìn - đọc, có người tiếp nhận thông tin hiệu quả nếu được nghe - nói trực tiếp, và cũng có người tiếp nhận thông tin hiệu quả thông qua vận động - thực hành.

Với những người tiếp nhận thông tin bằng thị giác (Visual), ta có thể thấy họ hay để ý đến ngoại hình người khác bao gồm trang điểm, trang phục, trang thiết bị, thậm chí là những chi tiết nhỏ nhặt hơn. Họ thường đề cao các yếu tố thuộc về màu sắc, hình ảnh, họa tiết, bố cục; và rất coi trọng việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.

Ngoài ra, nhóm người này sẽ đưa ra các định giá, nhận định dựa trên sự quan sát tỉ mỉ. Vì thế, họ có sự ghi nhớ rất tốt, có thể nhớ lâu khuôn mặt của những người họ đã từng gặp, nhưng lại luôn trầm tĩnh với mọi người xung quanh;

Với nhóm người này, để giao tiếp hiệu quả với họ, chúng ta cần chú ý về trang phục, ngoại hình sao cho chỉn chu, gọn gàng, nhằm gây ấn tượng qua các chi tiết nhỏ, đặc biệt cần lưu tâm đến cách phối màu.

Trong khi nói chuyện với nhóm người “visual”, bạn nên sử dụng các công cụ hỗ trợ như: biểu đồ, giấy bút, vẽ nhiều màu sắc, sách có hình minh họa, phim, video, tờ tóm tắt nội dung, viết hoa, in đậm, gạch chân... và giao tiếp với họ với giọng điệu điềm đạm, trầm tĩnh.

Với nhóm tiếp nhận thông tin bằng thính giác, bạn cần sử dụng ngôn từ chính xác, trau chuốt. Ảnh: mangthuvien.net

Ở nhóm người thứ hai – tiếp nhận thông tin bằng thính giác (Auditory) – đặc điểm của họ sẽ là sự để ý đến ngôn từ, nội dung trình bày. Họ sẽ tập trung nghe kể cả các chi tiết nhỏ. Xuất phát từ sự đặc tính nhạy cảm với âm thanh nên nhóm người này có khả năng nhận biết giọng nói của người quen trên điện thoại ngay cả khi đối phương chưa xưng danh.

Đặc biệt, trong khi lắng nghe, họ sẽ thường chất vấn, đưa ra câu hỏi tại sao, không cần nhìn nhưng vẫn rất chú ý lắng nghe người đối diện nói. Vì thế, bạn cần có giọng nói biết biến hóa, điều chỉnh ngữ điệu, tiết tấu, cường độ để cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn.

Hơn nữa, với nhóm người này, ta cũng cần lưu ý sử dụng ngôn từ chính xác, cẩn trọng, trau chuốt nội dung, vì mỗi từ ngữ bạn nói ra đều có thể tác động mạnh đến họ; thậm chí phải để ý đến các chi tiết nhỏ trong giọng nói, âm điệu, sắc thái biểu cảm của giọng nói. Bạn cũng có thể sáng tạo ra các thuật ngữ riêng, những từ ngữ lạ, gây ấn tượng để người nghe dễ ghi nhớ.

Bạn cũng nên đưa ra nhiều dẫn chứng, kể nhiều câu chuyện sinh động để chứng minh quan điểm của mình kết hợp với việc chọn môi trường yên tĩnh để tăng khả năng chú ý, tránh các tiếng động như nhạc, sự di chuyển và hoạt động của mọi người xung quanh.

Trong trường hợp người nghe không tập trung nhìn bạn thì cũng không nên lơ là, vì hãy nhớ là họ vẫn đang âm thầm nghe bạn nói.

Với nhóm giao tiếp bằng vận động, họ thường đi lòng vòng và ưa chuyển động khi nói chuyện. Ảnh: Blogpost.

Với nhóm người thứ ba (tiếp nhận thông tin bằng vận động - Kinesthetic), họ thường đi lòng vòng khi nghe điện thoại hoặc khi nói chuyện. Nhóm người này còn cảm thấy khó khăn khi phải ngồi lâu và có thể dễ nổi cáu do nhu cầu thích nghi hoạt động và khám phá. Ngoài ra, họ hay để ý nhiều đến hành động, thao tác thực hiện, trình tự, phương pháp làm việc, tiến độ. Họ có xu hướng coi trọng hành động cụ thể, thực tế rõ ràng hoặc trải nghiệm vận động và thể thao bởi họ thường đưa ra các đánh giá, nhận định dựa trên hành vi cụ thể.

Để giao tiếp hiệu quả với nhóm người Kinesthetic này, hãy cùng họ tham gia vào các hoạt động vận động thể chất, sử dụng kỹ thuật về vận động - cử chỉ tay, chân, cơ thể; trao đổi công việc đi kèm với các kế hoạch hành động cụ thể; cùng họ thực hiện các bước bắt tay vào công việc, vừa làm vừa trao đổi. Bạn cũng nên có các trải nghiệm thực tế để gây ấn tượng; lập kế hoạch rõ ràng cho việc thực hiện, cách thực thực hiện và đừng quên vừa làm vừa điều chỉnh những kế hoạch đó theo trình tự.

Nếu bạn nắm bắt được 3 cách ứng xử khác nhau với 3 nhóm tính cách con người như trên, bạn sẽ trở thành người tâm đầu ý hợp trong mắt đối phương và là nơi họ có thể chia sẻ mọi suy nghĩ, tâm tư tình cảm.

Dù bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, việc nắm bắt cách giao tiếp hiệu quả cũng rất cần thiết, giúp bạn đạt được những điều mình mong muốn. Đặc biệt, nếu bạn làm những công việc liên quan tới kỹ năng đàm phán, thương lượng, chăm sóc khách hàng thì kỹ năng này lại càng quan trọng hơn./.